لا يأتي الأمر مصحوبًا بأمر قضائي، ولا ينطوي عادةً على اعتقالات دراماتيكية، ومع ذلك، يُعدّ تدقيق الحسابات من أخطر الأحداث في عالم أي صاحب عمل. فهو يقع فجأةً، وغالبًا دون سابق إنذار، ويضع العمل بأكمله تحت المجهر: الإيصالات، والتقارير، ودفاتر الحسابات، وصناديق الدفع – كل شيء على المحك.
لكن ما هي مراجعة الكتاب تحديدًا؟ لماذا يحدث لك ذلك؟ وهل هناك أي فرصة لتجاوزها دون إثارة مخاوف ضريبية كانت مدفونة في مكان ما قبل خمس سنوات؟
إذن أولاً وقبل كل شيء، ما هو هذا على أي حال؟
تدقيق الدفاتر أداة إشرافية وتنفيذية من قِبَل مصلحة الضرائب، مُصمَّمة للتحقق من إدارة الشركة لدفاتر حساباتها وفقًا لأحكام القانون. ولا يُقصد بـ “الدفاتر” هنا الكتب الموجودة في المكتبة، بل أي وثيقة محاسبية مطلوبة قانونًا وفقًا لنوع الشركة: الفواتير، والإيصالات، ودفتر الصندوق، ودفتر الطلبات، والميزانيات العمومية، وتقارير ضريبة القيمة المضافة، والتقارير السنوية.
تتحقق مصلحة الضرائب من تسجيل كل شيكل مُستلم، ومدى مطابقة التقارير للواقع، ومدى وجود أي رقابة على ما يدخل ويخرج. ولا، فالأمر ليس مجرد مسألة فنية. فمخالفة قواعد مسك الدفاتر قد تؤدي إلى إلغاء السجل، وتقييمات على أفضل تقدير، وغرامات، بل قد تصل أحيانًا إلى تحقيق جنائي.
لماذا انت؟
أسباب اختيارك “نجمًا” في التدقيق ليست واضحة دائمًا. أحيانًا يكون ذلك تدقيقًا عشوائيًا من عينة إقليمية. وأحيانًا أخرى، بسبب تقارير غير اعتيادية، أو تباينات حادة بين إقرارات ضريبة القيمة المضافة وإقرارات الدخل، أو معلومات استخباراتية واردة (لن تعرف ماهيتها)، أو شكوى من عميل أو منافس.
ولنكن صريحين: أحيانًا يكون الأمر مجرد سوء توقيت. يأتي ممثل مصلحة الضرائب لشراء شطيرة، ولا يحصل على إيصال، ومن تلك اللحظة، تتطور القصة.
مراحل التدقيق – ما الذي ينتظرك حقًا
- مراجعة مفاجئة في أغلب الأحيان، يصل الزوار دون سابق إنذار. يُعرّفون بأنفسهم ويبدأون بمراجعة الإيصالات ودفاتر الحسابات والعمليات اليومية. قد يطرحون أسئلة، ويلتقطون صورًا للمستندات، ويطلبون الاطلاع على أي مستندات ذات صلة.
- تقرير النتائج الأولية بعد جمع البيانات، يُعدّ تقريرٌ يصف أوجه القصور، إن وُجدت. لا يُؤدّي كلّ قصورٍ إلى عقوبة، ولكن كلّ نتيجةٍ تُؤثّر على الصورة العامة.
- إجراءات التحقيق والاستماع في حال وجود أي تقصير جوهري، ستتلقى الشركة استدعاءً لتقديم توضيح. وهنا يأتي دور المحامي – ليس فقط لتقديم الأعذار، بل لبناء تبرير قانوني سليم.
- القرار – يمكن لمصلحة الضرائب أن تقرر إغلاق القضية، أو فرض غرامة، أو رفض الدفاتر، أو الاستمرار في التحقيق المعمق.
كيف يمكننا تجاوز هذا بأمان؟
- توثيق، توثيق، توثيق
الإدارة الدقيقة لكل سجل مالي – حتى أصغرها – هي أفضل وسيلة للدفاع. لا شيء يكرهه المدقق أكثر من “اسأل محاسبي”. - النظام والتنظيم – ليس فقط من أجل الجمال
الإيصالات المتناثرة، وجداول البيانات القديمة، والمستندات المكتوبة بخط اليد دون توقيع، كلها تُخلّف انطباعًا سيئًا. حتى لو كان كل شيء قانونيًا، فإنه يبدو بدائيًا. ويؤثر هذا الشعور بعدم الاحترافية على سلوك المُدقّق. - لا تجيب بدون تفكير.
أي سؤال غير متأكد منه، قل إنك ستتحقق منه وستعود بإجابة. لا يُتوقع منك حفظ القواعد عن ظهر قلب، بل يُتوقع منك توخي الحذر. - لا تواجه الأمر وحدك.
الاستشارة القانونية في مرحلة مبكرة قد توفر الكثير. حتى لو بدا الأمر مجرد مسألة فنية، فإن لم يقتنع المدقق، فقد يتفاقم الأمر بسرعة إلى أمر مختلف تمامًا. - ليس من الضروري أن تتفق دائمًا.
هناك حالات يُمكن فيها الطعن في نتائج التدقيق، أو تقديم تفسيرات بديلة، أو الادعاء بوجود خلل جوهري في العملية نفسها. حتى الانتقادات التي تبدو قاطعة يُمكن دحضها إذا فهم الشخص القواعد.
هل يجب أن تنتهي مراجعة الكتاب بشكل سيء؟
بالتأكيد لا. هناك العديد من الحالات التي تتمكن فيها الشركة، نتيجة للتدقيق على وجه التحديد، من وضع الأمور في نصابها الداخلي، وتحسين الإجراءات، وتصبح أكثر سيطرة وكفاءة. هناك أيضًا حالات ينهي فيها الزوار عملية التفتيش بكلمات مثل “كل شيء على ما يرام، شكرًا جزيلاً” – ولكن عادةً لا يتم نشر هذه الكلمات.
الفرق بين الكارثة والعملية التصحيحية غالبا ما يكون قانونيا.
تُظهر التجربة أن الشركات التي لا تستيقظ في الوقت المناسب – والتي تستمر في افتراض أن كل شيء سيمر لأنه “في النهاية مجرد تفصيل” – هي التي تخسر. ليس لأنهم مجرمون بالضرورة، بل لأنهم لم يعرفوا ماذا يقولون، ومتى يقولونه، ولمن. وعندما لا يكون القانون في صفك، لن تُجدي التفسيرات العاطفية نفعًا.
